請求書の仮置き場

お盆休みが終わり3日が経過…
郵便物とたまっていた業務がもりもりになった山の斜面がようやく緩やかになってきた～～
例えるならエベレストだったのが、
芝すべりできるくらいの傾斜になってきたかと思う。

経理と総務の仕事をしていると、
郵便物の量が半端じゃないくらい届く。
1番気を付けたいのが請求書。
３つの会社の支払いをひとりでやっているので、
とにかく払い漏れがないように気を付けないとヤバイ。
請求書でも、中には自動引き落としの明細書だったり相殺だったり、
今すぐ振り込みが必要だったり、期限つきの税金関係の納付書だったり…と色々。
なくさないように気を付けるつもりで手元に置いておいても、
他の書類に紛れて行方不明になる危険大。

だからこの手のファイルを会社ごとに１個ずつ持っていて、
すぐ取り出せる場所にまず置いておいて、（↓コレ）

・即払い
・自動引き落とし
・定時払い（うちの会社は末締め翌月末払いなので通常の支払のばあい）
・納付関連

この４つに分けて、郵便物が届いたら開けてすぐにサッとこのファイルに入れるようにしてる。
あとでやろうと思うと、絶対どっかにいってしまうから、
躊躇せずすぐ入れる！！を徹底してる。
会社ごとにポケットブックの色を変えると迷うことなくサッと取り出せる。

昔事務員さんはこういうのを支払った後、支払先別に穴開けてファイリングしていたみたいだけど、
そういう面倒なことをやりだすと、
あとでやろう明日やろう…でたいていたまって山のようになって決算の時探せなくなるのがオチ。（わたしの場合。笑）
もう穴をあけるという工程がまず面倒。

だから即払いの場合は、
支払いが終わったら、振込の控えと紙ホッチキスで止めて、
また別の同じポケットブックで銀行ごとに入れる。
●銀行ごとにしまうワケ→会計ソフト入力の際、だいたい通帳ごとに入力するから明細見たい時に探しやすい！
●紙ホッチキスのワケ→書類保存期間を過ぎた時にそのままシュレッダーできる！

定時払いは大量の請求書がかさばるから、
左に穴がいっぱいあいてファイルにそのまましまえるクリアポケットに振り込み明細一覧表と一緒にどさっと１ヶ月分入れて、
すべては１ヶ月が過ぎたら、リングファイルに月別に移動する。

３つの会社の支払でも、このやり方だからスムーズに支払ができてる気がする。
月が新しくなった時はポケットブックに何か残っていないようにちゃんとチェックすれば支払漏れがないし。
ポケットブックは他にも何かと便利！
穴あけファイルだと穴をあける行為がもうひとつの工数になって、
面倒なんだよね。
昔あの穴あけパンチの巨大バージョンで穴開けようとして、
書類がずれそう!!っと左手を出したところに右手はパンチ振り下ろしてて、
指の爪にパンチ穴あけたことあるから……苦手。　(*-∀-)ﾉﾞ